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La rédaction d’une proposition de subvention peut donner lieu à une expérience assez déroutante. Il y a certes des avantages, mais aussi des problèmes à
rechercher la collaboration d’un groupe de gens très occupés. Vous-même et votre équipe trouverez dans cet article des conseils qui vous permettront de
tirer le meilleur parti de votre temps et de vos efforts.
Commencez par planifier à rebours. Fixez d’abord la date limite, puis faites marche arrière. Établissez la date limite pour l’expédition ou la livraison
postale le lendemain. Planifiez la façon dont vous voulez soumettre votre proposition et déterminez la date à laquelle elle doit être mise à la poste pour
arriver à l’adresse de l’organisme subventionneur au plus tard à la date d’échéance prescrite. Pour ma part, je vérifie l’heure de fermeture du comptoir
FedEx le plus proche et l’heure limite à laquelle je peux faire mon envoi. Il faut prévoir la pire éventualité. Le photocopieur sera en panne le jour où
vous en aurez besoin. Le subventionneur risque de vous demander quatre copies de la proposition avec les signatures originales et le superviseur de district
sera absent. Vous voyez ce que je veux dire. Planifiez au préalable.
Vous devrez réunir un certain nombre d’articles et documents avant de rédiger votre proposition. Vous pourrez vous occuper vous-même de certains d’entre eux,
alors que pour d’autres, vous devrez faire appel à votre équipe. Établissez les processus et activités à prévoir, puis affectez les tâches longtemps à
l’avance.
- Faites un nombre suffisant de copies de la demande de proposition à l’intention de votre équipe, et prévoyez quelques copies de plus que vous pourrez conserver à la maison, au travail et dans votre voiture. J’aime bien me créer un carnet avec des onglets pour chaque section de la proposition et où je peux conserver mes brouillons.
- Certaines personnes aiment écrire sur des blocs-notes, tandis que d’autres préfèrent l’ordinateur. Lorsque je prépare une proposition, j’utilise souvent plusieurs ordinateurs : un au travail, un autre chez moi, et parfois aussi, un portable. J’aime bien fixer une clé USB à mon trousseau de manière à ce que mon travail me suive partout. Je fais aussi le stockage électronique de mes fichiers dans un compte .Mac. Je peux ainsi les récupérer chaque fois que j’ai un accès Internet.
- Dressez une liste de collaborateurs potentiels, tenez des réunions de planification avec ceux qui acceptent, puis échangez des idées avec eux.
- Préparez une liste des données dont vous avez besoin et des personnes-ressources auprès desquelles vous pourrez les trouver. Ajoutez leurs coordonnées (adresses et numéros de téléphone) afin de permettre à un autre membre de votre équipe de faire le suivi.
- Dressez une liste des documents requis et affectez à chacun le nom d’un responsable.
- Établissez un calendrier pour l’achèvement des projets de proposition et des cycles de révison réalistes.
- Décidez qui passera en revue les projets de proposition et vérifiez leurs disponibilités.
- Voyez de quelles lettres de soutien vous aurez besoin et remettez des lettres types à vos collaborateurs. Affectez des responsables à la collecte de ces lettres.
En plus d’un exposé, la demande de subvention devra inclure un budget, parfois accompagné d’un texte explicatif. Les postes budgétaires devront être inscrits
selon les modalités prévues dans la demande de proposition. Au cours des semaines qui suivent, je me concentre sur le budget; pour l’instant, c’est ici que
j’ai l’habitude de commencer. J’établis habituellement le budget avant d’entreprendre la rédaction de l’exposé, ce qui fait en sorte que les activités liées
à la subvention demeurent réalistes et pratiques.
Les divers éléments d’une proposition s’assemblent d’ordinaire comme les pièces d’un casse-tête, mais en raison de l’entrecroisement des rôles de vos
coéquipiers, on pourra avoir l’impression de voir un diagramme de Venn. Le processus d’élaboration de la proposition deviendra de plus en plus interactif et
interdépendant au fur et à mesure que les membres de l’équipe feront bénéficier le groupe de leurs compétences et expériences. Voici diverses fonctions et
responsabilités que vous pourriez attribuer au sein de l’équipe.
Le gestionnaire de la subvention. C’est la personne qui a pour responsabilité première de trouver les demandes de proposition qui
conviennent et d’assurer la rédaction et la soumission de la proposition. On désigne parfois cette personne sous l’appellation d’initiateur. Cet initiateur
favorisera la création d’un groupe de collaborateurs pendant que l’on rédigera la proposition. Les membres de cette équipe pourront devenir les réalisateurs
de la proposition de subvention si elle est financée.
Le chargé d’étude. Dans un cadre scolaire, le chargé d’étude de la subvention pourra être un spécialiste des médias ou un technologue
chevronné qui maîtrise l’art de la recherche sur Google.
L’analyste de la subvention. Cette personne veillera à ce que l’équipe dispose d’une information détaillée sur le subventionneur et la
possibilité de subvention. C’est aussi l’analyste qui pourra adresser au subventionneur une lettre préliminaire de demande de renseignements. Il s’assure
aussi que le projet entrepris par votre école ou votre organisme ait de bonnes chances de réussite.
L’historien de l’école. C’est la personne qui en sait plus que tout autre membre de votre équipe au sujet de votre école et de votre
collectivité. L’historien recueille et met à jour ce qu’on appelle l’information type. Les avocats entendent par contrat type les éléments d’un contrat
qui demeurent standard. Les demandeurs de subvention utilisent l’information type pour faciliter leur travail. On y trouve habituellement les données
démographiques de l’école, les statistiques sur les effectifs, le profil socio-économique des étudiants, les caractéristiques du personnel, les désignations
scolaires particulières, ainsi que les subventions et bourses antérieures. L’accès à cette information facilite le travail de l’équipe, même si elle n’entre
pas intégralement dans la proposition.
Le gestionnaire des besoins. Cette personne comprend à fond la nature du problème et les causes qui constitueront la pierre angulaire de la
proposition de subvention. Il effectuera des recherches en ligne et à la bibliothèque afin de retenir le contenu pertinent dans une mer d’information. Les
activités liées à la subvention décrites dans la proposition en vue de résoudre le problème seront fondées sur les besoins.
Le gestionnaire de la collaboration. C’est la personne qui facilite les rapports avec les collaborateurs au sein de votre école et votre
collectivité. Cette personne-ressource tient informés tous les membres de l’équipe.
En faisant participer le plus grand nombre possible d’intervenants et en leur attribuant des fonctions correspondant à leurs talents et compétences, vous
augmenterez vos chances de succès. Vos efforts collectifs porteront fruit.
Par Gary Carnow
de Techlearning.com
